Balanskontroll för bostadsrättsförening: Steg för steg

Balanskontroll för bostadsrättsförening: Steg för steg

Styrelsen i en bostadsrättsförening ansvarar för att upprätta en balansräkning som visar föreningens ekonomiska ställning vid räkenskapsårets slut. Balanskontroll innebär att verifiera att allting stämmer och att balansen är rättredovisad. En korrekt balans är grundläggande för att förstå föreningens finanser och för att kunna godkänna bokslutet på den ordinarie stämman.

Vad är balanskontroll och vad ska den innebära?

Balanskontroll är ett systematiskt arbete där styrelsen går igenom balansräkningen kontrollerat. Målet är att säkerställa att tillgångar, skulder och eget kapital stämmer överens med vad som finns registrerat i bokföringen. Föreningens ekonomiska rapporter ska ge en rättvisande bild av ställningen vid den tidpunkt som balansräkningen gäller.

Balansräkningen består av tre delar: tillgångar, skulder och eget kapital. Tillgångarna är vad föreningen äger, skulderna är vad föreningen är skyldig och eget kapital är resterande belopp efter att skulder dragits från tillgångarna. En noggrann balanskontroll gör att styrelsen kan känna till föreningens finansiella hälsa innan bokslutet ska fastställas på stämman.

Steg 1: Förbered material inför kontrollen

Innan balanskontrollen kan börja bör styrelsen samla alla nödvändiga underlag. Det gäller inte bara balansräkningen utan även verifikationer och protokoll som styr beräkningarna. Det praktiska arbetet görs ofta av en ekonom eller redovisningskonsult, men styrelsen måste granska och godkänna resultatet.

Kolla att följande är tillgängligt:

• Slutbokslutet för räkenskapsåret
• Protokoll över styrelsens beslut
• Kontospecifikationer för alla konton
• Avgiftsaverier och fakturor som ska periodiseras
• Fastighetsavgift och avskrivningsplaner

Utan dessa underlag är det omöjligt att göra en säker kontroll av balansen. Allt måste vara bokfört på rätt period innan kontrollen kan börja. Det är därför som den löpande bokföringen måste vara stängd innan balanskontrollen påbörjas.

Steg 2: Jämför balansen med årets bokslut

Det första steget i kontrollen är att jämföra balansen som framkommit i slutbokslutet med vad som redan finns i bokföringen. Detta görs genom att titta på kontosummorna och verifiera att de stämmer överens med transaktionerna som registrerats.

Jämför tillgångarna med vad som finns på bankkonton och på tillgångskonton. Jämför skulderna med fakturor och skulder som är registrerade. Kontrollera att underhållsfond och övriga reserver är bokförda enligt stadgar och beslut.

Om avvikelser uppstår när man jämför bör man leta efter orsaken. Ibland kan det vara ett bokningsfel, en saknad verifikation eller en felaktig periodisering. Även om skillnaden är liten bör den undersökas och rättas till innan balansen godkänns.

Steg 3: Verifiera bokföringen mot kontosummorna

När balansen har jämförts med årets bokslut går man vidare till en djupare kontroll av bokföringen. Det innebär att kolla alla konton och deras summor för att se att allt är bokförts korrekt.

Titta på kontoplanen och gå igenom kontona som har betydande belopp. Kontrollera att verifikationer finns till alla transaktioner och att de är bokförda på rätt konton och i rätt period. Det är viktigt att periodisera decemberfakturor och andra avgifter som ska överföras till nästa räkenskapsår på rätt sätt.

När allt är kontrollerat kan man se att balansen stämmer överens med vad som finns i bokföringen. Då kan styrelsen vara trygg i att bokslutet har upprättats korrekt.

Steg 4: Identifiera och redovisa avvikelser

Ibland uppstår avvikelser även om bokföringen är kontrollerad. Det kan vara skillnader som är små men som behöver redovisas i noterna. En avvikelse ska inte vara en dold siffra, utan den ska synas i balansen och beskrivas i noterna.

Kolla specialkonton och avvikelser som kan finnas i bokföringen. Om det finns en notering om t.ex. underhållsarbeten som ska utföras nästa år ska det synas i balansen och i noterna. Även om det inte är en öppen kostnad än kan det behövas redovisas för att styrelsen ska kunna se hela bilden.

När avvikelser har identifierats ska de redovisas på rätt sätt. Det kan innebära att man lägger in en notering i noterna om vad som händer, eller att man skapar en transaktion i bokföringen som redovisar avvikelsen. I båda fallen ska det synas tydligt i balansen att det finns avvikelser som styrelsen är medveten om.

Steg 5: Lämna underlag till revisor och medlemsstämma

När balanskontrollen är klar ska underlagen lämnas till revisorn för granskning. Revisorn ska kunna se att styrelsen har gjort en korrekt kontroll av balansen och att bokslutet har upprättats på ett rättvisande sätt. Revisorerns granskning är en självklar del av bokslutsarbetet.

I tidsplanen är det viktigt att revisorn får underlagen i god tid innan stämman. Revisor bör få årsredovisningen i god tid så att granskningen kan genomföras innan besluten ska fattas. Det gör att det blir mindre risk för att revisorn behöver be om kompletterande uppgifter senare.

När revisorn har granskat och godkänt årsredovisningen ska den lämnas till stämman för fastställelse. På stämman ska medlemmarna få se balansräkningen och besluta om bokslutet ska fastställas eller om ändringar ska göras.

Steg 6: Lämna in till Bolagsverket

Efter att stämman har fastställt balansräkningen ska den registreras hos Bolagsverket. Detta är ett krav enligt lag och ska göras senast sju månader efter räkenskapsårets slut för en kalenderårsförening.

Lämna in registreringen digitalt enligt vad som gäller för tiden. Det är ett formellt krav att årets bokslut registreras, och om det inte görs kan det leda till förseningsavgift. Det är därför viktigt att balanskontrollen är korrekt och att bokslutet är redo att registreras.

Vanliga frågor om balanskontroll i bostadsrättsförening

Vad är syftet med balanskontroll?

Syftet är att styrelsen ska kunna kontrollera att balansräkningen är rättredovisad och att den ger en rättvisande bild av föreningens ekonomiska ställning. En korrekt balans är grundläggande för att kunna godkänna bokslutet och för att medlemmarna ska få en trygg grund att fatta beslut om.

Hur ofta ska balanskontroll genomföras?

Balanskontroll ska genomföras efter att slutbokslutet har tagits fram för varje räkenskapsår. Det är också viktigt att styrelsen har ett regelbundet tidsplan för att granska föreningens ekonomi under året, så att man inte behöver göra en djup kontroll bara vid slutet.

Vem gör kontrollen?

Det praktiska arbetet med att sätta upp balansräkningen görs oftast av en ekonom eller redovisningskonsult. Styrelsen ansvarar för att godkänna och granska kontrollen. Styrelseledamöter ska kontrollera att bokslutet har upprättats korrekt och att balansen stämmer med bokföringen.

Vad händer om det uppstår avvikelser?

Om det uppstår avvikelser ska de identifieras och redovisas på rätt sätt. Det kan innebära att man lägger in en notering i noterna eller skapar en transaktion i bokföringen som redovisar avvikelsen. Avvikelser ska inte vara dolda utan ska synas tydligt i balansen och beskrivas i noterna så att alla som ser balansen får en rättvisande bild.

Behöver styrelsen ha hjälp av en revisor för att göra balanskontroll?

Revisor granskar inte arbetsprocessen som styrelsen genomför vid balanskontroll, men revisorn ska kunna se att styrelsen har gjort en korrekt kontroll av balansen. Det är styrelsens ansvar att upprätta årsredovisningen, och revisorn ska granska att den har upprättats på ett rättvisande sätt. Revisor är en oberoende granskare som kan ge en bedömning av att bokslutet är korrekt.